หลักการใช้ Auto Fill มาช่วยสร้างข้อมูล วันที่ ข้อความ แบบอัตโนมัติ

Auto Filldd

ใน Excel นั้นเมื่อเราเอาเมาส์ไปวางที่มุมข้างเซลล์ของแต่ละเซลล์จะปรากฏ”กากบาทสีดำ”ขึ้นมากากบาทที่ว่านี้เรียกว่า”Fill Handle Cell” ขึ้นมา เราจะมาใช้เจ้าตัวนี้ในการทำ “Auto Fill” กันครับ พร้อมกับเรียนรู้หลักการของมันไปด้วยในตัว ซึ่งมันสามารถช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นไม่ต้องมานั่งพพิมพ์อักษร งกๆ
1.เปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาก่อนแล้วก็พิมพ์เดือน”มกราคม”ลงไปในช่องแรก
2.ให้เอาเมาส์ไปวางที่ขอบเซลจนกลายเป็น Fill Handle Cell แล้วลากไปด้านขวา
3.แล้วลองลากมาด้านซ้ายอีกที เห็นไหมว่าจะมีเดือน มกราคมจนถึงธันวาคมเกิดขึ้นมาทั้งแถวและคอลัมน์ (ให้เพื่อนๆทดลองพิมพ์วันจันทรแล้วลองลากดูครับ)
4.ลบเดือนที่เราสร้างขึ้นทั้งหมดโดยลากเมาส์คลุมทั้งแถวและคอลัมน์แล้วกด Delete ที่แป้นคีย์บอร์ด
5.ทดลองพิมพ์คำว่า”วันที่ 1″ลงไปแล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปทางใดทางหนึ่งก็ได้ครับ(ในรูปผมลากตามแนวนอนหรือแนวคอลัมน์)เห็นไหมว่ามันจะเพิ่มวันให้เราแล้ว
6.คราวนี้ผมจะลองพิมพ์คำว่า”ruamhua”ลงไปในเซลล์ แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปทางใดทางหนึ่งก็ได้ครับ(ในรูปผมลากตามแนวตั้งหรือแนวแถว) จะเห็นว่าจะเกิดข้อมูลที่ซ้ำกันขึ้นมา
7.ลองพิมพ์ตัวเลข “123” ลงไปครับ  แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปในแนวตั้งเกิดข้อมูลซ้ำกันอีกแล้วครับ
8.คราวนี้ลองพิมพ์ตัวเลข “10และ20″ลงไปทั้งสองแถว ลากเมาส์คลุมทั้ง 10และ20 แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปลงมาทางแนวตั้ง จะเห็นว่าเลขจะเพิ่มค่าขึ้นมาทีละ10 เพราะว่า 10และ20 ห่างกัน10ค่า โปรแกรมเลยบวกค่าให้เราทีละ10
9.คราวนี้เราลองพิมพ์เลข”100และ80″ลงไปในตาราง แล้วคลิกเมาส์ลากคลุมทั้ง100และ80 แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill จะเห็นว่าค่าจะหายไปทีล่ะ 20 เพราะ100และ80ห่างกัน 20 ค่า
สรุปสั้นๆเลยละกันครับจากที่เราทดลองกันมาเราจะเห็นได้ว่าการใช้ Auto Fill นั้นสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังนี้
-สามารถเพิ่มค่าเดือน และวันที่ได้
-คัดลอกข้อมูลตัวเลขและวตัวอักษรที่เหมือนกัน
-เพิ่มค่าที่ล่ะ1 เมื่อตัวอักษรนำหน้าตัวเลข
-เพิ่มค่าหรือลดค่าตามจำนวนที่ห่างกัน
นอกจากนี้ยังสามารถคัดลอกสูตรได้ด้วยครับ

ใน Excel นั้นเมื่อเราเอาเมาส์ไปวางที่มุมข้างเซลล์ของแต่ละเซลล์จะปรากฏ”กากบาทสีดำ”ขึ้นมากากบาทที่ว่านี้เรียกว่า”Fill Handle Cell” ขึ้นมา เราจะมาใช้เจ้าตัวนี้ในการทำ “Auto Fill” กันครับ พร้อมกับเรียนรู้หลักการของมันไปด้วยในตัว ซึ่งมันสามารถช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นไม่ต้องมานั่งพพิมพ์อักษร งกๆ

1.เปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาก่อนแล้วก็พิมพ์เดือน”มกราคม”ลงไปในช่องแรก

Auto Fill

2.ให้เอาเมาส์ไปวางที่ขอบเซลจนกลายเป็น Fill Handle Cell แล้วลากไปด้านขวา(แนวคอลัมน์)

Auto Fill1

3.แล้วลองลากลงมาอีกที(แนวแถว) เห็นไหมว่าจะมีเดือน มกราคมจนถึงธันวาคมเกิดขึ้นมาทั้งแถวและคอลัมน์ (ให้เพื่อนๆทดลองพิมพ์วันจันทรแล้วลองลากดูครับ)

Auto Fill2

4.ลบเดือนที่เราสร้างขึ้นทั้งหมดโดยลากเมาส์คลุมทั้งแถวและคอลัมน์แล้วกด Delete ที่แป้นคีย์บอร์ด

Auto Fill3

5.ทดลองพิมพ์คำว่า”วันที่ 1″ลงไปแล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปทางใดทางหนึ่งก็ได้ครับ(ในรูปผมลากตามแนวนอนหรือแนวคอลัมน์)เห็นไหมว่ามันจะเพิ่มวันให้เราแล้ว

Auto Fill4

6.คราวนี้ผมจะลองพิมพ์คำว่า”ruamhua”ลงไปในเซลล์ แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปทางใดทางหนึ่งก็ได้ครับ(ในรูปผมลากตามแนวตั้งหรือแนวแถว) จะเห็นว่าจะเกิดข้อมูลที่ซ้ำกันขึ้นมา

Auto Fill5

7.ลองพิมพ์ตัวเลข “123” ลงไปครับ  แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปในแนวตั้งเกิดข้อมูลซ้ำกันอีกแล้วครับ

Auto Fill6

8.คราวนี้ลองพิมพ์ตัวเลข “10และ20″ลงไปทั้งสองแถว ลากเมาส์คลุมทั้ง 10และ20 แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปลงมาทางแนวตั้ง จะเห็นว่าเลขจะเพิ่ม(บวก)ค่าขึ้นมาทีละ10 เพราะว่า 10และ20 ห่างกัน10ค่า โปรแกรมเลยบวกค่าให้เราทีละ10

Auto Fill7

Auto Fill8

9.คราวนี้เราลองพิมพ์เลข”100และ80″ลงไปในตาราง แล้วคลิกเมาส์ลากคลุมทั้ง100และ80 แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill จะเห็นว่าค่าจะหาย(ลบค่า)ไปทีล่ะ 20 เพราะ100และ80ห่างกัน 20 ค่า โปรแกรมเลยลบค่าให้เราทีละ10

Auto Fill9

Auto Fill10

สรุปสั้นๆเลยละกันครับจากที่เราทดลองกันมาเราจะเห็นได้ว่าการใช้ Auto Fill นั้นสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังนี้

-สามารถเพิ่มค่าเดือน และวันที่ได้

-คัดลอกข้อมูลตัวเลขและวตัวอักษรที่เหมือนกัน

-เพิ่มค่าที่ล่ะ1 เมื่อตัวอักษรนำหน้าตัวเลข

-เพิ่มค่าหรือลดค่าตามจำนวนที่ห่างกัน

นอกจากนี้ยังสามารถคัดลอกสูตรได้ด้วยครับ ซึ่งเราค่อยจะมาว่ากันทีหลังอีกทีหนึ่งในครั้งต่อไป