ใส่ขอมูลซ้ำกันสบายๆด้วย Auto complete

 

Auto complete คือคุณสมบัติพิเศษหนึ่งของโปรแกรม Excel โดยคุณสมบัตินี้จะทำงานเมื่อพบว่าข้อมูลที่เรากำลังจะพิมพ์ลงไปนั้นมีแนวโน้มว่าจะเหมือนกับข้อมูลที่เราได้ทำการพิมพ์มาแล้ว Auto complete ก็จะทำการป้อนข้อมูลที่เหลือเมื่อเทียบจากข้อมูลที่เราทำการป้อนมาแล้ว Continue reading

การแทรกข้อมูลบางเซลล์

นอกจากจะแทรกข้อมูลทั้งแถวและคอลัมน์ และเรายังแทรกข้อมูลเฉพราะบางเซลล์ได้ด้วยนะครับ สำหรับตารางที่มีข้อมูลอยู่แล้ว การแทรกข้อมูลเฉพราะบางเซลล์ จะต้องมีการเลื่อนข้อมูลเดิมออกไปทางขวาหรือลงล่างก่อน นั้นเพื่อให้เกิดพื้นที่ว่างนั้นเอง
-คลิกเมาส์เพื่อเลือเซลล์->คลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกไปที่”แทรก”

sshot-1

-ทำการเลือกการขยับข้อมูลแล้วป้อนข้อมูลลงไป

sshot-2

การแทรกข้อมูลในตาราง Excel

เมื่อเราได้ป้อนข้อมูลลงไปแล้ว หากเราจะเพิ่มข้อมูลทั้งแถวและคอลัมน์หรือเฉพราะบางเซลล์ สามารถทำได้ดังนี้

การแทรกข้อมูลทั้งแถว
หากเราต้องการแทรกข้อมูล1แถว จะต้องเพิ่มแถวว่างขึ้นมาก่อน แล้วป้อนข้อมูลเข้าไปอีกที

คลิกขวาบนแถวคอลัมน์แล้วเลือก”แทรก”(Insert)

Excel1

Continue reading

การสร้างตารางในโปรแกรม Excel

1

เอาล่ะครับมาถึงการตีตารางในโปรแกรม Excel ก็เพราะว่าโปรแกรม Excel นั้นถูกออกแบบให้มาทำงานทางด้านการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นแบบ
ตารางอยู่แล้วนี่นา ให้คุณลองสร้างตารางรางสมมุติขึ้นมาสักตารางหนึ่งแล้วจากนั้นทำการลากเมาส์ให้คลุมทั้งตารางที่เราสร้างขึ้น หลังจากนั้นเลือกไปที่เส้น
ตารางแล้วทำการเลือก”เส้นขอบทั้งหมด”จะเห็นว่าตารางถูกตีจนครบหมดทุกช่องแล้ว นอกจากนี้ยังมีตารางอีกหลายรูปแบบ คุณลองใช้ดูซิ ลงมือทำเองแล้ว
มันจะชินจนเก่งนะจ๊ะ

เอาล่ะครับมาถึงการตีตารางในโปรแกรม Excel ก็เพราะว่าโปรแกรม Excel นั้นถูกออกแบบให้มาทำงานทางด้านการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นรูปแบบตารางอยู่แล้วนี่นา Continue reading

คีย์ลัดในการทำงานของช่องตารางใน Excel

Excel

เพื่อความสะดวกในการทำงานนั้น มันก็ต้องมีคีย์ลัดกันซะหน่อยเพื่อการทำงานที่รวดเร็วไงล่ะครับ ในโปรแกรม Excel ก็เช่นกันมีคีย์ลัดอยู่ในตัวซึ่งสามารถให้เราทำงานได้เร็วและสะดวกขึ้น ซึ่งวันนี้เราจะมาพูดถึง คีย์ลัดในการทำงานกับช่องตารางใน Excel กันครับว่ามีอะไรบ้าง
1.Home เลื่อนเซลล์ไปยังคอลัมน์ A ในแถวนั้นๆ
2.Ctrl+Home เลื่อนเซลล์ไปคอลัมน์ A แถวที่ 1
3.Ctrl+END  เลื่อนเซลล์ไปที่แถวและคอลัมน์สุดท้ายที่มีข้อมูล
4.PgUp      เลื่อนจอภาพขึ้น 1 จอภาพ
5.PuDn      เลื่อนจอภาพลง  1 จอภาพ
6.Ctrl+PgUp เปลี่ยน Worksheet ที่ใช้งานเป็น    Worksheet ที่อยู่ถัดไปทางซ้าย
7.Ctrl+PuDn เปลี่ยน Worksheet ที่ใช้งานเป็น    Worksheet ที่อยู่ถัดไปทางขวา

เพื่อความสะดวกในการทำงานนั้น มันก็ต้องมีคีย์ลัดกันซะหน่อยเพื่อการทำงานที่รวดเร็วไงล่ะครับ ในโปรแกรม Excel ก็เช่นกันมีคีย์ลัดอยู่ในตัวซึ่งสามารถให้เราทำงานได้เร็วและสะดวกขึ้น ซึ่งวันนี้เราจะมาพูดถึง คีย์ลัดในการทำงานกับช่องตารางใน Excel กันครับว่ามีอะไรบ้าง

1.Home                     เลื่อนเซลล์ไปยังคอลัมน์ A ในแถวนั้นๆ

2.Ctrl+Home          เลื่อนเซลล์ไปคอลัมน์ A แถวที่ 1

3.Ctrl+END              เลื่อนเซลล์ไปที่แถวและคอลัมน์สุดท้ายที่มีข้อมูล

4.PgUp                       เลื่อนจอภาพขึ้น 1 จอภาพ

5.PuDn                       เลื่อนจอภาพลง  1 จอภาพ

6.Ctrl+PgUp            เปลี่ยน Worksheet ที่ใช้งานเป็น    Worksheet ที่อยู่ถัดไปทางซ้าย

7.Ctrl+PuDn            เปลี่ยน Worksheet ที่ใช้งานเป็น    Worksheet ที่อยู่ถัดไปทางขวา

การขยายตารางเซลล์ของโปรแกรม Excel

Excel3

เมื่อเราพิมพ์ข้อความยาวๆแล้วข้อความมันจะเลยออกมาในคอลัมน์อื่น คราวนี้ก็เกิดปัญหางานเข้าล่ะซิครับ แต่ไม่เป็นไรตารางมันขยายกันได้ มาดูวิธีการขยาย
ตาราง Excel กันดีกว่าครับว่าทำอย่าไงไรง่ายๆครับ
1.ให้พิมพ์คำว่า “กรุงเทพมหานคร” ลงไปดังรูปด้านบนครับ
2.จะปรากฏเส้นตรงแนวตั้งและกากบาทมีหัวลูกศรสองข้างแนวนอนทับกันอยู่(ผมวาดลงไปใหม่จะได้เห็นได้ชัดๆ)
3.จะได้ตารางใหม่ดังรูป

เมื่อเราพิมพ์ข้อความยาวๆแล้วข้อความมันจะเลยออกมาในคอลัมน์อื่น คราวนี้ก็เกิดปัญหางานเข้าล่ะซิครับ แต่ไม่เป็นไรตารางมันขยายกันได้ มาดูวิธีการขยายตาราง Excel กันดีกว่าครับว่าทำอย่าไงไรง่ายๆครับ Continue reading

หลักการใช้ Auto Fill มาช่วยสร้างข้อมูล วันที่ ข้อความ แบบอัตโนมัติ

Auto Filldd

ใน Excel นั้นเมื่อเราเอาเมาส์ไปวางที่มุมข้างเซลล์ของแต่ละเซลล์จะปรากฏ”กากบาทสีดำ”ขึ้นมากากบาทที่ว่านี้เรียกว่า”Fill Handle Cell” ขึ้นมา เราจะมาใช้เจ้าตัวนี้ในการทำ “Auto Fill” กันครับ พร้อมกับเรียนรู้หลักการของมันไปด้วยในตัว ซึ่งมันสามารถช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นไม่ต้องมานั่งพพิมพ์อักษร งกๆ
1.เปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาก่อนแล้วก็พิมพ์เดือน”มกราคม”ลงไปในช่องแรก
2.ให้เอาเมาส์ไปวางที่ขอบเซลจนกลายเป็น Fill Handle Cell แล้วลากไปด้านขวา
3.แล้วลองลากมาด้านซ้ายอีกที เห็นไหมว่าจะมีเดือน มกราคมจนถึงธันวาคมเกิดขึ้นมาทั้งแถวและคอลัมน์ (ให้เพื่อนๆทดลองพิมพ์วันจันทรแล้วลองลากดูครับ)
4.ลบเดือนที่เราสร้างขึ้นทั้งหมดโดยลากเมาส์คลุมทั้งแถวและคอลัมน์แล้วกด Delete ที่แป้นคีย์บอร์ด
5.ทดลองพิมพ์คำว่า”วันที่ 1″ลงไปแล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปทางใดทางหนึ่งก็ได้ครับ(ในรูปผมลากตามแนวนอนหรือแนวคอลัมน์)เห็นไหมว่ามันจะเพิ่มวันให้เราแล้ว
6.คราวนี้ผมจะลองพิมพ์คำว่า”ruamhua”ลงไปในเซลล์ แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปทางใดทางหนึ่งก็ได้ครับ(ในรูปผมลากตามแนวตั้งหรือแนวแถว) จะเห็นว่าจะเกิดข้อมูลที่ซ้ำกันขึ้นมา
7.ลองพิมพ์ตัวเลข “123” ลงไปครับ  แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปในแนวตั้งเกิดข้อมูลซ้ำกันอีกแล้วครับ
8.คราวนี้ลองพิมพ์ตัวเลข “10และ20″ลงไปทั้งสองแถว ลากเมาส์คลุมทั้ง 10และ20 แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill แล้วลากไปลงมาทางแนวตั้ง จะเห็นว่าเลขจะเพิ่มค่าขึ้นมาทีละ10 เพราะว่า 10และ20 ห่างกัน10ค่า โปรแกรมเลยบวกค่าให้เราทีละ10
9.คราวนี้เราลองพิมพ์เลข”100และ80″ลงไปในตาราง แล้วคลิกเมาส์ลากคลุมทั้ง100และ80 แล้วเอาเมาส์ไปวางให้เกิด Fill Handle Cell เพื่อทำ Auto Fill จะเห็นว่าค่าจะหายไปทีล่ะ 20 เพราะ100และ80ห่างกัน 20 ค่า
สรุปสั้นๆเลยละกันครับจากที่เราทดลองกันมาเราจะเห็นได้ว่าการใช้ Auto Fill นั้นสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังนี้
-สามารถเพิ่มค่าเดือน และวันที่ได้
-คัดลอกข้อมูลตัวเลขและวตัวอักษรที่เหมือนกัน
-เพิ่มค่าที่ล่ะ1 เมื่อตัวอักษรนำหน้าตัวเลข
-เพิ่มค่าหรือลดค่าตามจำนวนที่ห่างกัน
นอกจากนี้ยังสามารถคัดลอกสูตรได้ด้วยครับ

ใน Excel นั้นเมื่อเราเอาเมาส์ไปวางที่มุมข้างเซลล์ของแต่ละเซลล์จะปรากฏ”กากบาทสีดำ”ขึ้นมากากบาทที่ว่านี้เรียกว่า”Fill Handle Cell” ขึ้นมา เราจะมาใช้เจ้าตัวนี้ในการทำ “Auto Fill” กันครับ พร้อมกับเรียนรู้หลักการของมันไปด้วยในตัว ซึ่งมันสามารถช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นไม่ต้องมานั่งพพิมพ์อักษร งกๆ Continue reading

มารู้จักส่วนประกอบหลัก Excel กันดีไหม

Exce1

โปรแกรม Excel เป็นหนึ่งในโปรแกรม Microsoft office ที่เราสมควรเป็นอย่างยิ่งที่จะเรียนรู้แล้วเข้าใจการทำงานของมัน ผมจะเริ่มเขียนบทความนี้จนจบแล้วครับแบบว่าตะบี้ตะบันลงพวกชุด Microsoft office นี้เอาแบบย่อๆเป็นเร็ว เพราะไม่อยากพรรณาหลักการอะไรมากมายให้คุณผู้อ่านเสียเวลาในการเรียนรู้ ยังไงซะวันนี้เรามาเรียนรู้เกี่ยวกับส่วนประกอบหลักของ  Excel กันก่อน ผมจะอธิบายในภาษาพูดบ้านๆอย่าว่ากันล่ะ
1.ในส่วนนี้เขาเรียกว่า “คอลัมน์” เช่น คอลัมน์A,คอลัมน์ B,….คอลัมน์ n เรียกตามตัวหนังสือ A,B,C,D…..
2.ลูกศรชี้ลงนี้เขาเรียกว่า “แถว” เช่น  แถว 1,แถว 2,…แถว3 n เรียกตามตัวเลขครับ
3.สี่เหลี่ยมเล็กๆเรียกว่า “เซลล์” ตรงนี้แหละที่เราสามารถพิมพ์ข้อความหรือตัวเลขลงไปได้ โดยการไปคลิกที่เซลล์ 1 ครั้ง แล้วพิมพ์ลงไปหรือไปพพิมพ์ที่ “แถบสูตร”ก็ได้
4.”Sheet”เป็นชื่อ Sheet หรือ ชื่อแผ่นงานเราสามารถเพิ่ม Sheet ได้โดยคลิกที่รูปแฟ้ม (ผมใช้ Excel2007นะ)
แค่นี้ก่อนครับเอารู้แค่นี้ก่อนส่วนอื่นๆเราจะมาเรียนรู้กันต่อไปครับ เจ้าพวก Title bar,Manu Bar,Tool Bar,Tab ต่างๆนั้นมันของพื้นๆครับคงรู้กันหมดแล้วหากไม่รู้เดี๋ยวในขั้นต่อไปเราก็จะได้รู้แน่เพราะเราต้องใช้มันนั้นเอง ใครไปสมัครงานเขาถามว่าใช้  Excel เป็นไหม ถ้าไม่เป็นคุณอาจตกงานทันทีเพราะเขาใช้กันทุกวงการแหละตัวเอง

โปรแกรม Excel เป็นหนึ่งในโปรแกรม Microsoft office ที่เราสมควรเป็นอย่างยิ่งที่จะเรียนรู้แล้วเข้าใจการทำงานของมัน ผมจะเริ่มเขียนบทความนี้จนจบแล้วครับแบบว่าตะบี้ตะบันลงพวกชุด Microsoft office นี้เอาแบบย่อๆเป็นเร็ว เพราะไม่อยากพรรณาหลักการอะไรมากมายให้คุณผู้อ่านเสียเวลาในการเรียนรู้ ยังไงซะวันนี้เรามาเรียนรู้เกี่ยวกับส่วนประกอบหลักของ  Excel กันก่อน ผมจะอธิบายในภาษาพูดบ้านๆอย่าว่ากันล่ะ Continue reading